בעל עסק? מנהלת משאבי אנוש? את טופס 101 אתם בטוח מכירים. במשפט אחד, נזכיר שזהו הטופס שממלא כל עובד שמצטרף לחברה או לעסק, ולאחר מכן יש למלא אותו בתחילת כל שנת מס, לצורך חישוב ניכוי המס מהמשכורות. בנוסף, ממלאים אותו כשיש שינויים משמעותיים בנקודות הזיכוי, כאשר צריך לבצע תיאום מס עקב עבודה נוספת וכדומה. את כל זה אתם בטוח יודעים, אבל מה שאולי לא ידעתם הוא שטופס 101 יכול להיות גם דיגיטלי. ובתור שכזה, הוא יכול לחסוך לכם הרבה שעות אבודות וכאבי ראש.
רשות המיסים מקבלת טפסים דיגיטליים
עוד דבר שאנו מניחים שאתם יודעים, הוא שרשות המיסים מקבלת מזה שנים דיווחים אונליין. אם לא ידעתם, שאלו את רואה החשבון שלכם. רשות המיסים כבר הבינה מזמן שהדיגיטל נכנס חזק לעולם העסקים והעבודה, וגם הבינה את היתרון עבורכם ועבורה; אין עוד צורך להתעסק עם ניירות שהולכים לאיבוד, מתקמטים, נרטבים, דוהים, מתויקים לא נכון וכן הלאה. לכן כבר מקבלים מזמן חשבוניות, קבלות וזיכויים שאותם מוציאות התוכנות הייעודיות, והם נשלפים ונשלחים לעיון רשות המיסים בלחיצת כפתור.
יחד עם זאת, מה שלא כולם יודעים הוא שיש הרבה מאוד טפסים שרשות המיסים מוכנה לקבל בדיגיטל, הרבה מעבר לחשבוניות וקבלות. טופס 101 דיגיטלי הוא דוגמא טובה ובולטת לכך. חשוב להדגיש שאי אפשר סתם להעביר את הטופס לדיגיטל, על ידי איזה עובד של העסק שמבין דבר או שניים בתכנות. יש לעשות שימוש במערכת כמו איזידוק שמאושרת על ידי רשות המיסים מספר חודשים מראש, לאחר שעמדה בשורה ארוכה של בדיקות הנוגעות ליכולות שלה ולתקני האבטחה.
טופס 101 דיגיטלי – קווים לדמותו
טופס 101 דיגיטלי הוא בדיוק אותו טופס שאתם מכירים מהניירת במשרד או מהקבצים שיושבים על המחשב. כל ההבדל הוא בפורמט; כאן מדובר על טופס שאפשר לשלוח אונליין, למלא את השדות שלו ולחתום בלי להדפיס או לסרוק. כל שאר הדברים הם אותו הדבר: מילוי הפרטים, תאריך תחילת העסקה, עניינים שנוגעים לנקודות הזיכוי וכן הלאה. למעשה, כל טופס שממירים לדיגיטלי תוך שניות ספורות עם איזידוק, מתנהג בדיוק אותו הדבר. יחד עם זאת, מכיוון שטופס 101 הוא כל כך נפוץ, ותמיד זהה בכל הארגונים, יש לנו אותו במערכת בילט-אין. אז חסכנו לכם כמה שניות של התעסקות, וקיבלתם אותו עלינו.
למה זה כל כך טוב?
יש די הרבה יתרונות לעבודה עם טופס 101. קודם כל, הוא חוסך המון ניירות והתעסקות איתה. מעכשיו העובדים כבר לא צריכים להגיע למשרד בשביל לאסוף את הטופס, ולא צריכים להוריד אותו מהמייל, להדפיס, למלא ולחתום ידנית, לסרוק, לשלוח שוב וכן הלאה. גם לא צריך להדפיס את הטופס שהתקבל בהנהלת החשבונות או במחלקת משאבי האנוש, כי הוא נכנס ישר לתוך התיק של העובד. למעשה, כל מה שצריך לעשות הוא רק לשלוח בקליק את הטופס לעובד, שמקבל אותו בקישור במסרון או במייל. רק חשבו על הזמן שנחסך כאן על מילוי שאפשר לבצע בקלות בכל זמן ובכל מקום, וכעת הכפילו זאת במספר העובדים שלכם.
אם לא די בכך, אפילו לא תצטרכו לשלוח את הטופס, כי ניתן להגדיר מועדי שליחה בכל תאריך רצוי ולכל כמות של עובדים בו זמנית. בנוסף, המערכת חוסכת המון כאב ראש מכיוון שהיא מנחה את העובדים למילוי תקין של הטופס, כולל אכיפת שדות חובה, פתיחת שדות לפי פרטים שמולאו, אכיפת מסמכים נלווים, ואפשרות להוספה של מסמכים כולל בצילום מהנייד. לכן, נגמרו הימים שבהם נאלצתם לרדוף אחר עובדים שהחסירו פרטים, או שמילאו את הטופס באופן שגוי.
