כל עובד ומנהל במחלקת משאבי אנוש יודע שהתנהלות נכונה, מדויקת ומאורגנת מבחינת הטפסים הינה חשובה ביותר. אכן, התנהלות יעילה חוסכת בזמן יקר ערך, מונעת טעויות ואובדן נתונים, תורמת לשביעות הרצון של העובדים ולאווירה במחלקה בפרט, ומקלה מאוד על העבודה.
נכון, ישנם עדיין עסקים וארגונים בישראל המסמכים על הניירת לצורך מילוי טפסים, חתימה עליהם, תיוק, אפסון ושליפה. יחד עם זאת, הרוב הגדול כבר נמצא בשלבים מתקדמים או שכבר השלים לחלוטין את המהלך אל התנהלות ללא נייר. עוד מעט נראה מדוע הארגון מרוויח מכך, רק לפני כן נציין שלמעשה הרווח הוא של כולם – פשוט כי עבודה ללא ניירת תורמת לאיכות הסביבה.
מבחינת הארגון, ניהול תיק עובד באופן ממוחשב עם מערכת EasyDoc תורם להתנהלות השוטפת במובנים רבים. קודם כל, אם אתם עדיין עובדים עם ניירות סלחו לנו אם נאמר לכם שבאמת הגיע הזמן למחשב את הכל ולעבור לדיגיטל. מלבד היתרונות כגון חיסכון בכסף ובזמן מייד נסביר עליהם, פשוט הגיע הזמן להצטרף אל שנות האלפיים כי עבור כבר יותר מעשרים שנה. בשנים האלו התפתחו מאוד מערכות הניהול לסוגיהן וכמובן גם מערכות ניהול משאבי האנוש ותיקי העובדים, והגיע הזמן לנצל את היתרונות ולצעוד קדימה.
ניהול תיק עובד – המחשה של כמה יתרונות בולטים
EasyDoc היא מערכת המלווה את תיק העובד לכל אורך הדרך, החל משלב הקליטה, ועושה את הכל בענן. יתרון ראשון שלה הוא שבאופן לגמרי אוטומטי תוכלו לקלוט כל כמות של עובדים, למשל בגיוס המוני, ובכמה לחיצות קטנות על הכפתור. אבל גם אחרי הקליטה הקלה שמתחברת ישירות לתוכנת השכר בעסק, המערכת שלנו מביאה תרומה עצומה להתנהלות השוטפת. כפי שאתם בוודאי יודעים, יש שורה ארוכה של מסמכים המצריכים ניהול שוטף, בין אם מדובר בחתימות בעת קליטה, חתימות חוזרות, עדכונים ועוד, כגון החתמות על ציוד, שיוך לקופות גמל, חתימה על חוזה עבודה, מילוי טופס 101 וכדומה. עם המערכת שלנו התיקים בכלל לא נשמרים פיזית בצורת ניירת בארונות, אלא נמצאים במרחב הדיגיטלי בענן.
למעשה, את טפסי הנייר מחליפים טפסים מקוונים שניתן להגדיר את מועד שליחתם מראש ובאופן אוטומטי בהתאם לתאריך החידוש הרלוונטי לכל עובד. זאת עם סנכרון מלא מול גורמי שכבר ורווחה, באופן מדויק לגמרי, אוטומטי ובזמן אמת. כך מחליפה המערכת את כל האופרציה של שליפת תיקים ועיון בטפסים הפיזיים שבתוכם, שליחתם או העברתם ידנית אל העובד לצורך חתימתו, ולאחר מכן שוב תיוק ואפסון וכן הלאה.
מלבד החיסכון העצום בזמן ובפעולות, ומלבד הטרחה הנדרשת מאנשי כוח האדם והעובדים כאחד, מדובר גם ברמה גבוהה הרבה יותר של ביטחון. הטפסים המקוונים נשמרים על גבי שרתים מאובטחים ברמה גבוהה מאוד, מה שמאפשר רק לגורמים מורשים לבצע שינויים או לעיין בהם. זאת, בניגוד לטפסים הפיזיים שעלולים להגיע אל העיניים הלא נכונות, שעלולים להיאבד בתוך הררי הניירת בארונות והשידות, שעלולים להיהרס עקב מעיכה או כוס קפה שנשפכה, שעלולים למצוא את דרכם בטעות לפח, שעלולים להגיע לתיק הלא נכון, ועד כהנה וכהנה בעיות המעיבות על ההתנהלות במחלקת משאבי האנוש ועל היחסים עם העובדים.
ובשורה התחתונה – מדובר בכסף. אמנם המערכת שלנו אינה מגיעה בחינם, אבל כפי שתוכלו לראות העלות ממש לא משמעותית – בין אם תבחרו במסלול האקספרס או הפרימיום. מצד שני, החיסכון בזמן ובטעויות, בחיכוכים וטרדות, מתבטא בסופו של דבר בהגדלת תפוקת העובדים במחלקה, ובפינוי זמן עובדים אחרים למשימות הליבה שלהם. אז לא רק שהגיע הזמן לעבור למאה ה- 21 אלא גם שווה לעשות זאת.
