כל עובד במחלקת משאבי אנוש ולמעשה כל עובד בארגון יודע היטב מה זה טופס 101. מדובר בטופס בסיסי שאותו צריך למלא כל עובד לצרכי חישוב חבות המס והזיכויים המגיעים. את הטופס ממלאים עם ההצטרפות למקום עבודה חדש, בכל שנת מס חדשה, וכן בעת שינויים בנתונים האישיים (הולדת ילד, לימודים אקדמיים וכדומה) שיש להם השפעה על המיסוי. ואם עד כה טופס 101 התבסס כמו שאר הטפסים על ניירת, הרי שבשנת 2023 כבר באמת הגיע הזמן לעבור אל טופס 101 מקוון. בשורות הבאות נסקור את היתרונות של מהלך זה, וכיצד מתנהלים נכון עם טפסים מקוונים אלו.
טופס 101 מקוון משנה לגמרי את התמונה
קודם כל, חשוב להבהיר שעם מערכת איזידוק ניתן להמיר כל טופס שקיים בארגון לכדי טופס דיגיטלי בשניות ספורות. עם זאת, מאחר שטופס 101 הינו זהה לכלל הארגונים, ומכיוון שמדובר בטופס כה נפוץ ובסיסי, אתם מקבלים אותו מובנה במערכת שלנו ואפילו לא צריך להמירו. אז כיצד הוא משנה את תמונת ההתנהלות מול העובדים?
אם עד כה עובד שנקלט בארגון צריך היה למלא ולחתום באופן ידני על הטופס הזה (וטפסים נוספים, החל בשיוך לקופות גמל ועד להסכם ההעסקה), הרי שעכשיו הכל עובר לאונליין. במילים אחרות, העובד כבר לא צריך להגיע למשרד בשביל לקחת את הטופס ולמסור אותו. הוא גם לא צריך להדפיס טופס 101 שנשלח אליו במייל, למלא את הפרטים, לחתום, לסרוק, לצלם ולהדפיס מסמכים ואישורים נלווים, ולשלוח בחזרה אל המחלקה – שם גם צריך לבצע תיוק ידני.
מכאן והלאה, בלחיצת כפתור שולחים את הטופס הדיגיטלי לעובד (למעשה, לכל כמות עובדים רצויה), כאשר כל התהליך שלעיל הופך למיותר. בכל מקום ובכל זמן העובד פותח את הקישור שנשלח אליו במייל או במסרון, ממלא וחותם עם האצבע או העבר, וזהו – הטופס עובר אוטומטית לתיק שלו הנגיש לעיונם של הגורמים הרלוונטיים – משאבי אנוש, הנהלת חשבונות, חשב השכר וכן הלאה, ולהתנהלות מול רשות המיסים.
היתרונות של עבודה עם טופס 101 דיגיטלי
כפי שניתן להבין, טופס 101 מקוון (ושאר הטפסים) מאפשרים להפוך את תהליך קליטת העובדים החדשים לאוטומטי ודיגיטלי. לכך יש יתרונות רבים ובהם מהירות גבוהה בהרבה של שליטה והתנהלות חשבונאית ואדמיניסטרטיבית החל מהקליטה ולאורך כל תקופת ההעסקה. בנוסף, הארגון חוסך זמן עבודה יקר ערך של אנשי משאבי האנוש בזכות האוטומציה של פעולות שדרשו לפני כן הרבה התעסקות משמימה, ובאמת – הנתונים מראים שגם הפריון בעבודה וגם שביעות הרצון במחלקות הרבה יותר גבוהות לאחר המעבר לעבודה עם טפסים מקוונים.
יתר על כן, נחסכות הרבה מאוד טעויות (וכל ההתעסקות הנלווית להן), מכיוון שהמערכת מוליכה את העובד שלב אחר שלב במילוי הטופס, כופה שדות חובה, פותחת רק שדות רלוונטיים, מאפשרת הוספה של אישורים נלווים (גם בצילום מהנייד), ועוד. מעבר לכך, המערכת גם יודעת לשלוח אוטומטית את הטפסים לכל כמות של נמענים במועדים שנקבעו מראש, או מתזכרת את הגורמים הרלוונטיים על מועדי שליחה.
מעבר לכך, קיימים עוד יתרונות רבים כגון שביעות רצון גדולה יותר של העובדים עצמם עקב הקלת התהליך, רמת אבטחה גבוהה וסוף לבעיות כמו טפסים שנאבדים, מתקמטים, נרטבים או מתויקים לא נכון, חיסכון על ניירות והוצאות משרדיות נלוות, היעדר צורך בהקלדת נתונים אל מערכות ממוחשבות, שיפור הסנכרון בין הגורמים הרלוונטיים, ועוד.
עבודה נכונה עם טופס 101
חשוב לדעת כי על מנת לעבוד עם טופס 101 מקוון חייבים להשתמש במערכת מאושרת ברשות המיסים, כמו איזידוק. מדובר במערכת העומדת בשורה ארוכה של דרישות של רשות המיסים, החל ביכולות השונות שלה ועד להיותה מאובטחת בהתאם לתקן. כאמור, המערכת מנחה את העובדים למילוי נכון, וכופה את כלל הדרישות של רשות המיסים כגון סיסמא, בדיקת שלמות, אכיפת דרישה לצירוף מסמכים וכדומה. עם זאת, יש לזכור כי רק לאחר בדיקת המעסיק והוספת החתימה האלקטרונית שלו, הטופס נחשב למאובטח, ושאם צריך לבצע במסמך שינויים לאחר מכן יש לבצע מחדש את התהליך כולו ולשמור את כלל הטפסים הקודמים.
