מהי מערכת לניהול עובדים? ובמה היא מקלה על הארגון?

כל בעל תפקיד בתחום משאבי האנוש, החל בעסקים קטנים ועד לארגונים גדולים, יודע כי ניהול תיקי העובדים מהווה משימה שוטפת הגוזלת כוח אדם וזמן. אז נכון, את העובדים תמיד צריך יהיה לנהל, אבל יש דרכים לעשות זאת בצורה הרבה יותר מהירה ופשוטה, מאורגנת וחסכונית בזמן ובעלויות. דוגמא מצוינת לכך מהווה מערכת ניהול עובדים מבית איזידוק היושבת בענן ומסונכרנת מול תוכנות השכר המובילות במשק. המערכת מאפשרת להעביר את ניהול העובדים בארגון לאונליין, ובתוך כך מציעה מגוון אפשרויות ניהול נוחות בהתאמה לצרכי הארגון.

כבר מהתחלה – קולטים עובדים בקלות ובמהירות

מערכת לניהול עובדים נותנת מענה מצוין כבר לשלב ההתחלתי של קליטת העובדים בארגון, שבפני עצמה כרוכה במשאבים לא מבוטלים. אכן, כל עובד שנקלט צריך לעבור תהליך מובנה המורכב משורה של טפסים, ביניהם חוזה ההעסקה, טופס 101, שיוכים לקופות גמל, חתימות  על ציוד, חוזה ההעסקה עצמו, ועוד. מדובר בלא מעט ניירות ובהמון התעסקות שיכולה להיות מטריחה, הן עבור העובד הנקלט והן אנשי מחלקת משאבי האנוש.

לעומת זאת, מערכת ניהול עובדים מעבירה את כלל תהליך הקליטה לדיגיטל, כלומר לאונליין. היא מאפשרת למלא ולחתום על כל המסמכים הרלוונטיים דרך המכשיר הנייד או המחשב, בלי שום צורך בנייר. זוהי מערכת היושבת כאמור בענן, מאובטחת ברמה גבוהה מאוד ומגובה בתכיפות, שאליה ניתן להגדיר באופן מדויק את תהליך הקליטה המתאים לארגון – כל תחנה, מסמך וחתימה של כל גורם, עד לסיום הקליטה. אחרי שמגדירים את התהליך, העובד מקבל את המסמכים לסמארטפון או למחשב, והוא מבצע בעצמו את המילוי והחתימות על פי הרצף.

יש להדגיש כי אלו בדיוק המסמכים הקיימים כיום בארגון, רק דיגיטליים, וגם ניתן לבצע בהם שינויים לפי צורך. כאשר העובד מקבל אותם המערכת לניהול עובדים שלנו מוליכה אותו דרך השדות באופן מדורג, עם כפייה של שדות חובה ואפשרות להוסיף אישורים ומסמכים נלווים, כולל בצילום מהסמארטפון. עם סיום המילוי הטופס עובר אוטומטית למחלקת משאבי האנוש ונכנס לתיק עובד, בלי סריקות, הדפסות, תיוק ידני וכדומה. אין ספק שמדובר בהתנהלות הרבה יותר נוחה וחסכונית לכולם, שמשפרת גם את הארגון והסנכרון, שכן קיימת תמונת מצב עדכנית בכל עת על מצב קליטת העובדים בארגון, עם כלל המסמכים שנחתמו או ממתינים לחתימה.

ניהול עובדים במשך תקופת ההעסקה

כפי שניתן לראות, יש יתרונות רבים למערכת ניהול עובדים בשלב הקליטה, והם גדלים ומתעצמים במשך תקופת ההעסקה. למעשה, מחלקת משאבי האנוש עוברת מהפכה דיגיטלית ואנשיה חוסכים המון שעות על התעסקות מטריחה ובלתי מספקת בטופסיאדה. מכאן והלאה הם אינם צריכים לרדוף אחרי עובדים ובעלי תפקידים לחתימות, אין צורך שמישהו יגיע למשרד או אפילו יהיה ליד ציוד משרדי כלשהו. פשוט ממירים בקליק כל טופס לדיגיטלי ובעוד קליק שולחים לכל עובד, בכל זמן ומכל מקום. בנוסף, בכל זמן העובדים יכולים לעדכן טפסים עקב שינויים בנתונים, כמו פרטי חשבון בנק, טופס 101, פרטים אישיים וכן הלאה.

למעשה, כל מסמך, טופס, תזכורת וכן הלאה הקשורים לעובד מתנהלים מתוך התיק שלו במערכת, במקום אחד מסודר ועם תיוק אוטומטי. כך נותר אזור אישי שבו כל עובד יכול לנהל פניות כמו בקשות לחופשה, פניות שירות והחזרי שכר, להשלים מסמכים ולצפות במידע שלו. וזוהי רק ההתחלה של מגוון אפשרויות נוחות אותן ניתן להתאים לצרכי הארגון. כך למשל, תוכלו לבצע בקלילות סבבי חתימות טוריים או מקבילים על מסמכים, לשלוח מסמכים לכל כמות של עובדים, להגדיר משלוחים אוטומטיים של טפסים במועדים שונים, לקבל התראות לשליחת מסמכים, ועוד הרשימה ארוכה.

לפרטים נוספים, פנו אלינו! ואל תשכחו את תקופת הניסיון בחינם וללא התחייבות שאנו מציעים.