אם אתם עדיין שואלים למה צריך מערכת ניהול עובדים, ייתכן שעוד לא שמעתם על המאה העשרים ואחת. עכשיו, כאשר אנו כבר נמצאים עמוק בתוכה, הגיע הזמן להבין מדוע מערכת לניהול משאבי אנוש הפכה לכלי בסיסי כמעט בכל חברה וארגון, וגם בעסקים מכל סדר גודל שרוצים יעילות וחיסכון.
כמה מילים על מערכות ניהול עובדים
למעשה, מערכות ניהול עובדים אינן מהוות המצאה חדשה והן נמצאות איתנו בתצורות כאלו ואחרות כבר כמה עשורים. יחד עם זאת, לאורך השנים התחוללו גם בתחום הזה חידושים ושדרוגים חשובים, וכך מערכת כמו EasyDoc היא כמו סמאטרפון מתקדם לעומת המכשירים הסלולאריים "הקדומים". אכן, המערכות של ימינו הן פשוטות וידידותיות מאוד לשימוש, מבוססות על ניסיון רב והיכרות עם צרכיהן של מחלקות משאבי אנוש, ויודעות לתת פתרונות אפקטיביים לצרכי של ארגונים מכל סדר גודל.
המערכות הללו תורמות רבות להטבת הארגון והסדר בכל הקשור לניהול עובדים, ולביצוע עבודה מהירה ויעילה. כתוצאה מכך מתקבל ניצול הרבה יותר אפקטיבי ופורה של שעות העבודה, התקשורת והסנכרון בין מחלקות שונות בארגון נעשים הרבה יותר חלקים, טעויות אנוש פוחתות מאוד ואף נחסכות – והדבר מוביל לחיסכון משמעותי בזמן וכסף ולשביעות רצון גבוהה של כל המעורבים והעוסקים במלאכה.
הלכה למעשה, מערכת ניהול עובדים ממוחשבת יושבת על שרתים מאובטחים בענן (או על שרתים ייעודיים של הארגון) ומבוססת על טפסים דיגיטליים מקוונים. באמצעות המערכות הללו ניתן לגשת אל תיקי העובדים בכל זמן, מכל מקום ולכל אחד, וזאת בתנאי שישנה כמובן הרשאה מוגדרת מראש עבורו. כך, לאיש מחלקת משאבי אנוש ולעובד עצמו יכולה להיות גישה בעת הצורך אל כלל הנתונים, למשל להערכות, הכשרות, הדרכות, ניצול יתרות וזכויות, טופס 101, טופס 106, נתוני נוכחות, פעילויות רווחה, תלושי השכר, ימי חופשה ומחלה, חיסורים וכן הלאה. מלבד הצפייה ניתן כמובן לבצע שינויים ועדכונים במסמכים במידת הצורך, אבל מה שלא צריך הוא להשתמש במדפסת, בסורק, בתיקייה פיזית או כל מה שקשור לנייר.
כמה מילים על EasyDoc
מערכת EasyDoc היא דוגמא מצוינת של מערכת לניהול משאבי אנוש, המספקת איזון מושלם בין כלל המסמכים והפרטים הרלוונטיים, לבין פשטות ובהירות השימוש – שחלק לא מבוטל ממנו מבוצע בצורה אוטומטית. המערכת שלנו חוסכת בכוח אדם ובציוד משרדי, מונעת טעויות ואובדן מסמכים, מאפשרת סנכרון מלא בין מחלקות, ואם זה חשוב לכם – היא גם תורמת לאיכות הסביבה.
למעשה, המערכת שלנו מלווה את העובדים שלכם כבר משלבי הקליטה, בדיוק לפי התהליך שהיה עד כה רק בלי נייר ועם המון חיסכון ובזמן טרחה. עם המערכת תוכלו בתוך 10 שניות להפוך כל טופס פי.די.אפ או וורד למסמך מקוון, שנכנס אוטומטית אל מכלול טפסי הקליטה עבור חתימות דיגיטליות. ללא מגבלה מבחינת כמות העובדים, למשל בגיוס המוני, המערכת שולחת להם את הטפסים המקוונים, מה שמאפשר רישום עצמאי לפי ההגדרות בין אם מדובר בחוזה עבודה או טופס 101.
המערכת מנחה את העובד למילוי נכון של הטופס מהמחשב, הלפטופ, הטבלט או הנייד שלו, לרבות אפשרות לצירוף כל מסמך נדרש וחתימה דיגיטלית פשוטה ומהירה. לאחר מכן הטפסים מוטמעים מיידית בארכיון וזמינים לצפייה לכל גורם מורשה מכל מחלקה רלוונטית. מכאן והלאה גם ניתן להגדיר משלוח אוטומאטי של טפסים בכל שנה או פרק זמן אחר לפי הצורך. וזו רק ההתחלה של מגוון יתרונות שאתם מקבלים עם מערכת EasyDoc, שהופכת את החיים להרבה יותר קלים לכולם, החל במנהל המחלקה ועד לעובד הנקלט, וגם חוסכת לכם לא מעט כסף וטרדות.
