אם אתם קוראים את השורות האלו סימן שעדיין לא העברתם אל ניהול תיקי העובדים, בחלקם או במלואם, מהתיקיות הפיזיות אל הענן. במקום לגמור עניין בכמה קליקים על המחשב או בסמארטפון, אתם עדיין צריכים לגשת לארון ולהוציא את התיקים, לאתר את המסמכים, לשנות פרטים, להוסיף, לחתום, לאפסן וכן הלאה. יכול להיות שקצת נמאס לכם מכל הטרחה והבלגן, ואולי פשוט הבנתם שהגיע הזמן להצטרף למאה העשרים ואחת. אז אם אתם כבר על הכיוון המאמר הבא יארגן לכם את הנושא ויסביר מדוע כה חשוב לעבור אל תיק עובד דיגיטלי.
בראש ובראשונה, היתרון של תיק עובד דיגיטלי טמון בערוץ תקשורת מתועד בין העובד ובין מחלקת משאבי האנוש והעסק. בתיק הזה מצויים כלל הטפסים, תלושי השכר, נתוני נוכחות, בקשות ואישורים, הודעות שניתנו לעובד וכן הלאה. מבחינת בעלי ומנהלי החברה התיעוד מעניק שקט משפטי לגבי מצבים נפוצים וטענות של עובדים, החל בהרעת תנאים ועד לאי שימוע בזמן לפני פיטורין. אלו מצבים החושפים את העסק לתביעות בבתי דין לעבודה, כאשר הימצאות תיעוד ברור ומאורגן מקטין את הסיכון לתביעות שווא, ובוודאי את הסיכון לאישור תביעות ולנזקים כספיים עקב היעדר סימוכין לטענות הצודקות של החברה.
עוד יתרונות של תיק עובד דיגיטלי
מערכות כמו EasyDoc יודעות לתת מענה לכל נושא הטפסים וההחתמות החל מקליטת העובד ולאורך שנות עבודתו בעסק. היא יודעת לטפל למשל בטפסי 101, 106, שיוכים לקופות גמל, חוזי עבודה וכן הלאה, החל מההחתמה הראשונית ועד לעדכוני פרטים והחתמות חוזרות. כמובן שהטפסים עצמם אינם נשמרים בארוניות ובתיקיות פיזיות אלא בענן, בשרתים מאובטחים בחווה אי שם או בשרת ייעודי של הארגון. בואו נראה מה זה נותן:
- ארגון וסדר – כל מי שעובד במחלקת משאבי אנוש יודע כמה שעות עבודה יקרות מתבזבזות על ניירת פיזית, למשל בגלל טפסים שלא הוכנסו לתיקיות הנכונות, בגלל תיקיות שהולכות לאיבוד בערימות המצטברות בארוניות, בגלל טפסים שבוצעו בהם טעויות, בגלל טפסים שנהרסו והתקמטו, בכלל אי הבנות בין גורמים שונים כמו חשב השכר ומנהל החשבונות, וכן הלאה. לעומת זאת, עם תיק עובד דיגטלי הסיכוי לטעות שואף לאפס. אם למשל צריך למלא טופס 101 בקליטת עובד המערכת יודעת להנחות אותו סעיף אחר סעיף ולמנוע שכחה או דילוג. היא גם מעבירה את הטופס אוטומטית אל התיק שלו וכל בעלי ההרשאה יכולים להיכנס אליו כדי לצפות ולעדכן פרטים, משתנים עבור כולם. כך נוצר סנכרון מלא בין כל הגורמים הרלוונטיים ורמת הסדר והארגון עולה פלאים.
- חוסכים בהוצאות – הדבר העיקרי שבו מערכת כמו איזידוק חוסכת לכם הוא זמן, הן מבחינת העובד שיכול למלא ולעדכן כל טופס מכל מקום ובכל זמן, בלי שום התעסקות בניירת פיזית, ועד לזמן של עובדי ומנהלי משאבי האנוש. בנוסף, הפרידה מניירת חוסכת לא מעט לאורך השנה בהוצאות על קניית דפים, על ציוד משרדי כמו תיקיות וחוצצים, על רכישת ארונות וכדומה. וכמובן שהיא גם חוסכת במקום אפסון ולמעשה לא מצריכה "מקום" פיזי בכלל.
- הרבה יותר בטוח- תיק עובד דיגיטלי הוא גם הרבה יותר בטוח מכל מה שניירת פיזית יכולה להציע. כאמור, הטפסים המקוונים שמורים על גבי שרתים בעלי רמת אבטחה גבוהה מאוד, ורק גורם בעל הרשאה יכול לצפות בהם או לבצע שינויים. זאת לעומת טופס ידני שעלול להגיע לידיים ועיניים לא רצויות, שיכול בהחלט ללכת לאיבוד בתוך שידות וערימות ניירת, שיכול להיזרק בטעות לפח, שיכול להימעך, להגיע לתיק הלא נכון, להירטב מכוס קפה, וכן הלאה. וכל בעיה כזו עולה לכם בזמן ששווה כסף ומעיבה על היחסים ושביעות הרצון של האמונים על משאבי האנוש בארגון, כמו גם של העובד שבתיקו נעשתה שגיאה.
- הרבה יותר נוח – מה יכול להיות יותר קל ונוח מטופס מקוון שנשלח לסמארטפון או למחשב של העובד לצורך מילוי ראשוני, מילוי מחדש או עדכון פרטים, שאפילו לא צריך להדפיס אותו בשביל לחתום? זה הסוף לכל ההדפסות, הסריקות, המילוי והחתימות הידניות, הטפסים שצריך לקחת ביד או לשלוח בפקס וכיוצא בזאת.
- השורה התחתונה – בשורה התחתונה חשוב שיהיה לכם תיק עובד דיגיטלי אם אתם רוצים לחסוך בזמן, בכסף, בטרחה ובטעויות, אם אתם רוצים לעשות צעד מתבקש לעבר המאה ה- 21, ואם אתם רוצים לתרום על הדרך לאיכות הסביבה.
