כל ארגון המעסיק עובדים חייב להתנהל עם טופס 101 לצרכי מס הכנסה, אותו ממלא כל עובד חדש וכמו כן בתחילתה של שנה חדשה וכאשר מתרחשים שינויים המשפיעים על חבות המס שלו. עד היום, כל התהליך עם טופסי 101 היה כמובן ידני עם ניירת פיזית, אך עם מערכת איזידוק בעלת טופס 101 מובנה, התהליך כולו עובר לאונליין – ולכך יש יתרונות משמעותיים עבור הארגון.
טופס 101 דיגיטלי – הבדל עצום!
עד כה, כדי למלא טופס 101 היה העובד צריך להגיע אל הנהלת החשבונות או למחלקת משאבי האנוש כדי לקחת את הטופס (או ששולחים אותו במייל). לאחר מכן, העובד נדרש להדפיס את הטופס, למלא את הפרטים ולחתום, ולאחר מכן שוב לסרוק, לצלם מסמכים רלוונטיים, ולשלוח אל המחלקה לתיוק ידני. לעומתו, טופס 101 דיגיטלי הוא בדיוק אותו הטופס הידני, רק שכעת ניתן לשלוח אותו במייל או ב- SMS, בלי ניירות שצריך להדפיס, למלא, לחתום, להעביר בין ידיים, לתייק וכדומה.
אז בראש ובראשונה, מדובר בתהליך הרבה יותר נוח, יעיל ומהירה. בעת קליטת עובד חדש, העובד יכול למלא את טופס 101 מתי והיכן שנוח לו. כל שעליו לעשות הוא רק לפתוח את קישור, ולמלא את השדות בזמן שהמערכת מעבירה אותו בהדרגה, כופה שדות חובה ופותחת שדות בהתאם לפרטים. הוא גם יכול להוסיף אישורים נלווים בקלות, למשל עם צילום של הסמארטפון, ובסוף לחתום עם העכבר במחשב או עם האצבע על מסך המגע. וזהו – כעת הטופס עובר אוטומטית אל מחלקת משאבי האנוש ונכנס ישירות לתיק העובד, לביצוע פעולות המשך מול רואה החשבון, חשב השכר ורשות המיסים.
טופס 101 מקוון – חיסכון גדול בזמן
החיסכון בזמן הוא עצום עבור העובד, וכמובן עבור מחלקת משאבי האנוש, שאנשיה מתפנים לעיסוקים אחרים. מכיוון שהמערכת גם מקטינה למינימום טעויות אנוש, החסרה של פרטים ומסמכים וכדומה, גם לא צריך לרדוף אחרי עובדים שישלימו פרטים. גם לא צריך לרדוף אחריהם שיבואו למחלקה לאסוף טפסים, כי הכל כאמור נעשה אונליין, ואפשר גם להגדיר במערכת שליחת טפסים אוטומטית במועדים נדרשים – למשל בתחילת שנת מס. כל זאת, עוד לפני שדיברנו על כך שטפסים דיגיטליים אינם נאבדים, מתקמטים, נרטבים, מתויקים לא נכון וכן הלאה.
אם תכפילו כל זאת בכמות של עשרות ומאות עובדים – תקבלו חיסכון אדיר בזמן, וכמובן גם ייעול שעות העבודה של אנשי מחלקת משאבי האנוש. יתר על כן, הדיווחים מהשטח מראים שבעסקים וארגונים שמשתמשים בטופס 101 דיגיטלי, ישנה שביעות רצון הרבה יותר גבוהה של כל המעורבים – החל ברמת העובד ועד לחשב השכר, וגם הגדלה של הפריון בעבודה במחלקת משאבי האנוש ובהנהלת החשבונות.
טופס 101 דיגיטלי שווה כסף
אז קודם כל, בעולם העסקי זמן שווה כסף. אמנם אמירה שחוקה, אבל גם עובדה פשוטה. אבל זה לא רק החיסכון המשמעותי בשעות העבודה והגדלת הפריון, אלא גם חיסכון משמעותי על רכישה של ציוד משרדי. ככל שמדובר בחברה יותר גדולה כך יש חיסכון על קניית מדפסות, ניירות, תיקיות, ארוניות, סורקים, טונרים, דיו וכדומה – עלויות שבהחלט יכולות להגיע לאלפי שקלים בשנה. זאת, כמובן, אם משתמשים בטופס 101 ובטפסים דיגיטליים נוספים, וככל שמרחיבים את השימוש במערכת שלנו. ואל החיסכון הזה מצטרפת גם הקטנת ההוצאות על בלאי, תחזוקה ותיקונים של מדפסות, סורקים וכדומה.
בשורה התחתונה, המעבר אל טופס 101 דיגיטלי, המוכר על ידי רשות המיסים, מקנה חיסכון גדול בזמן עבודה ובעלויות, תורם לשביעות הרצון של כל המעורבים, משפר את הסנכרון בין הגורמים הרלוונטיים, ואף תורם לתדמיתו של העסק כתורם לאיכות הסביבה, וכצועד עם הזמן והטכנולוגיה.
