ייעול תהליכים עם חתימה דיגיטלית

סביר להניח שכבר נתקלתם בחתימה דיגיטלית, ההופכת לחלק אינטגראלי בהתנהלותם של מרבית הארגונים הגדולים ומוסדות הממשל, ובהדרגה נכנסת גם אל העסקים הבינוניים והקטנים. לפיתוח החשוב הזה יש כמה וכמה יתרונות מהותיים, ובשורות הבאות נתייחס בעיקר אל האופן שבו חתימה דיגיטלית מייעלת תהליכים בעסק.

התייעלות מרכזית – חיסכון בזמן העיסוק עם טפסים

המרכיב המרכזי שבו תורמת חתימה דיגיטלית להתייעלות, הוא כמובן כל ההתעסקות עם טפסים וניירת. למעשה, הפיתוח הזה מאפשר לכם להיפרד לשלום מהנייר, לפחות בכל הקשור לטפסים בעסק. כך למשל, במידה ורוצים להחתים עובד על טופס 101 (או כל טופס אחר), פשוט שולחים לו את הטופס בקליק, ואפשר לעשות זאת לכל כמות של עובדים בקליק אחד. מבחינת העובד, הוא אינו צריך להדפיס את הטופס, למלא אותו ידנית, לחתום עליו, לסרוק אותו, לשמור ולשלוח בחזרה למשרד, שם שוב מדפיסים ומתייקים. כעת העובד ממלא את הטופס אונליין על הסמארטפון או המחשב, בזמן שהמערכת מוליכה אותו שדה אחר שדה למילוי מלא ונכון, כולל לצירוף אישורים הניתנים להוספה גם בצילום מהנייד.

דברים אלו נכונים לא רק לגבי עובדים, אלא גם לגבי מסמכים וטפסים הנשלחים ללקוחות ולספקים. למשל, ניתן למלא ולחתום באותו האופן על טפסי התקשרות לקבלת שירות, טפסי הזמנות רכש, טפסי אישור הוצאות וכן הלאה. ההתייעלות ניכרת גם בהקטנה דרסטית של ההתעסקות עם נייר, וגם במהירות בה אנשים חותמים על מסמכים. כלומר, בניגוד לטפסים רגילים שבהם המילוי והחתימה נוטים להתבצע לאחר ימים ארוכים, ולעיתים ליפול בין הכיסאות, כאן כמעט כל החתימות מבוצעות תוך פחות מיממה או שתיים, על כל המשתמע מכך מבחינת התנהלות עסקית חלקה ויעילה.

עוד דרכים שבהן חתימה דיגיטלית מייעלת תהליכים עסקיים

מלבד האמור לעיל, חתימה דיגיטלית תורמת לעוד שורה של נושאים. למשל, כאשר רוצים לבצע סבבי חתימות מנוהלים בעסק או בארגון, כגון חתימות של המנכ"ל, אחראי הרכש, מנהל המחלקה, הסוכן וכדומה על אותו הטופס, לרוב מדובר בתהליך ממושך שיכול להיתקע אצל אנשים שונים. לעומת זאת, במערכת חתימה דיגיטלית כמו איזידוק, אפשר לתת הוראה של סבב חתימות מנוהל והמערכת דואגת לכל השאר. לדוגמא, אם מגדירים סבב חתימות טורי, המערכת תשלח את הטופס לאדם הראשון, ורק אחרי שיחתום עליו (עם העכבר במחשב או האצבע על הנייד), היא תעביר אותו אוטומטית לאדם השני ברשימה, וכך הלאה. אפשר גם להגדיר סבב חתימות טורי, שבו כולם מקבלים את הטופס בו זמנית, ואין חשיבות למי שמופיע ראשון או שני בחתימתו על הטופס.

עוד דוגמא להתייעלות היא הממשק של המערכת אל תוכנות שכר מובילות במשק. הממשק הזה יוצר סנכרון מצוין בין בעלי התפקידים, וחוסך הרבה כאבי ראש על הקלדה של נתונים אל תוך מערכות ממוחשבות, לרווחתם של עובדי מחלקת משאבי האנוש והנהלת החשבונות. מלבד החיסכון בזמן, גם טעויות במילוי טפסים ובהקלדת נתונים יורדות למינימום, ובנוסף – לא צריך לרדוף אחרי לקוחות, עובדים וספקים שהחסירו פרטים מכיוון שהמערכת דואגת למילוי נכון ומלא של הטופס. איננו אומרים שלעולם לא תצטרכו עוד להתקשר לממלא הטופס, אך ההתעסקות הזו יורדת פלאים.

מלבד האמור לעיל, לחתימה דיגיטלית יש עוד הרבה יתרונות, שחלקם קשורים להתייעלות ואחרים לחיסכון כספי ישיר, כמו על הוצאות משרדיות. בכל מקרה, היתרונות הינם ברורים, ובארגונים שהכניסו את החתימה הדיגיטלית לשורותיהם מדווחים על עלייה בשביעות הרצון של כל הגורמים, החל בהנהלה, דרך העובדים ועד ללקוחות ושותפים.