בארגונים רבים כבר עושים שימוש בחתימה דיגיטלית, המכונה גם חתימה אלקטרונית, בקשת רחבה של מסמכים הקשורים לכוח האדם, להתקשרויות מול לקוחות וספקים, ועוד. בשורות הבאות נסביר כיצד עובדת בדיוק חתימה דיגיטלית על מסמכים, וכן יוסברו בקצרה יתרונותיה.
כיצד באה לעולם החתימה הדיגיטלית
לאורך העשורים האחרונים חלו, כידוע, שינויים מרחיקי לכת באופן שבו מתנהלים עם מסמכים במגזר העסקי, הממשלתי וגם הפרטי. השינויים נובעים כמובן מהתפתחותיות טכנולוגיות שאפשרו להעביר מידע דרך הרשת, וכך החלו לנוע במרחבים הוירטואליים מסמכים רבים. בד בבד, התברר כי קיים צורך להסדיר את ההתנהלות המקוונת הזו, וכך בשנת 2001 בא לעולם חוק חתימה אלקטרונית. בין היתר, החוק מגדיר מהו מסר אלקטרוני ומהם התנאים המבטיחים כי המסמך מאובטח, ולפיכך יכול לשמש לצרכים רשמיים, למשל מול רשות המיסים.
כאן באו לעולם חתימות דיגיטליות מאובטחות, שהן מסרים אלקטרוניים כמו מסמכים הנושאים חתימה ייחודית לבעל החתימה. בתוך כך, החתימה מאפשרת זיהוי של בעל החתימה וכן לזהות אם בוצעו במסמך שינויים לאחר שנחתם. יש לשים לב, שהכוונה אינה רק לחתימה של האדם, החברה או בעל תפקיד מסוים בעסק על המסמך הדיגיטלי, אלא גם קובץ מוצפן שקשה מאוד לפצח אותו, הנוסף באופן אוטומטי למסמך על ידי המערכת ללא התערבות השולח או הנמען.
אז איך בדיוק עובדת החתימה הדיגיטלית
לעיתים אפשר לראות ברשת ביטויים כמו "חתימה דיגיטלית PDF" או חתימה דיגיטלית בוורד. הכוונה היא שאפשר לקחת מהמחשב או מהנייד מסמכים בפורמטים האלו, להעלות אותם אל מערכת כמו איזידוק, והיא מבצעת תוך מספר שניות המרה של המסמך שהועלה לכדי טופס דיגיטלי.
זאת אומרת שמדובר בדיוק באותו המסמך, רק שכעת ניתן למלא את השדות שלו ולחתום עליו אונליין. למשל, עסק ממיר טופס 116 שהיה עד כה על המחשב או השרת בפורמט וורד או PDF, ואחרי ההמרה שולח את הטופס הדיגיטלי במייל או במסרון למחשב או לנייד של העובדים. כעת, העובדים יכולים למלא את הטופס בעוד המערכת אוכפת שדות חובה ומסמכים נדרשים, מאפשרת הוספה של מסמכים גם בצילום מהסמארטפון, ולבסוף גם מאפשרת חתימה על מסך המגע או עם העכבר. לאחר החתימה האישית, המערכת מוסיפה אוטומטית, ללא התערבותו של העובד, את הקובץ המוצפן שהופך את החתימה הדיגיטלית למאובטחת. בתוך כך המערכת מעבירה את הטופס לנמען (אפשר גם ישירות לתיק העובד), ושולחת עותק למייל של העובד שמילא את הטופס.
מה נותנת לכם חתימה דיגיטלית?
למעשה, מה שחתימה דיגיטלית עושה הוא לייתר את השימוש בניירת במסמכים שונים של העסק, ולהעביר את כל ההתנהלות לאונליין. בדרך זו, הזמינות למשלוח וחתימה של מסמכים גבוהה הרבה יותר, וכך גם המהירות של המילוי והחתימה. בנוסף, נחסכות המון שעות עבודה על התעסקות ידנית בטפסים, עיסוק במכשור משרדי, טיפול בבעיות הקשורות בטעויות אנוש והחסרת פרטים, וכדומה.
חתימה דיגיטלית גם חוסכת לא מעט הוצאות משרדיות (שכן השימוש בניירת, בתיקיות, במדפסות וכדומה פוחת מאוד), ומאפשרת סנכרון הרבה יותר טוב בין בעלי התפקידים הרלוונטיים. אין פלא, שבארגונים המשתמשים בחתימה דיגיטלית מדווחים על שביעות רצון גבוהה בהרבה של העובדים, הלקוחות והשותפים העסקיים, ואם לא די בכך – העברת המסמכים לדיגיטל גם תורמת לאיכות הסביבה ולתדמית ירוקה ומתקדמת של העסק.
