חתימה דיגיטלית – העתיד כבר כאן

אם לפני כמה שנים היו אומרים לכם שהעסק יוכל להתנהל בלי נייר, בוודאי הייתם מגחכים. ואם היו אומרים לכם שאת טפסי העובדים, הזמנות הרכש וההסכמים למיניהם היה ניתן למלא ולחתום דרך הסמארטפון, לא הייתם מאמינים. אבל העתיד כבר כאן וקוראים לו חתימה דיגיטלית על מסמכים.

נפרדים לשלום מהניירת- עוברים לחתימה דיגיטלית

טוב, אולי קצת הגזמנו. סביר להניח שגם בעוד עשר שנים עוד יישארו פה ושם ניירות בעסק, אבל השימוש בהם יהיה מוגבל מאוד. לא כי יש משהו רע עם ניירות באופן עקרוני, אלא פשוט כי לא יצטרכו אותם. אגב, דווקא כן ישנן מספר בעיות עם ניירות, למשל הפגיעה באיכות הסביבה עקב כריתת העצים והזיהום של הייצור, הבלגנים של ניירות משרדית שמתעופפת מפה לשם, הפרוצדורות של הדפסה, סריקה וכדומה, וגם העלויות של הנייר עצמו. אז בעצם, טוב שאנחנו כבר נמצאים במקום של פרידה מסוימת מניירות, ועל כך אחראיות לא מעט חתימות דיגיטליות.

מה? עם חתימה דיגיטלית לא צריך נייר?

לא. לא צריך נייר לטפסים ומסמכים למיניהם. בעצם, המשמעות של חתימה דיגיטלית היא שמעבירים את הטפסים שקיימים היום במשרד (טופס 101, טופס 116, שיוכים לקופות גמל, הסכמי קבלת שירות ועוד הרשימה ארוכה), אל עולם הדיגיטל. אם יש לכם היום קובץ וורד או PDF על המחשב, בנייד או בענן, מערכת כמו איזידוק תמיר אותו לטופס דיגיטלי בכמה שניות. הוא יהיה בדיוק כמו הטופס המקורי, ואפשר לעשות גם שינויים, עם אותם השדות, האזור לחתימה וכן הלאה. רק שפשוט לא צריך יותר נייר.

זאת אומרת, לא צריך להדפיס את המסמך כדי לתת לעובד, בעל תפקיד בעסק, שותף או לקוח. גם הוא לא צריך להדפיס טופס שקיבל למייל במדפסת, למלא ידנית, לסרוק וכן הלאה, ואחר כך גם אין צורך לתייק את המסמך באיזו תיקייה פיזית. כל זה פשוט לא קורה. מה שכן קורה, הוא ששולחים את הטופס הדיגיטלי בקליק אל כל כמות של נמענים, עם קישור במסרון או במייל, ואפשר לפתוח אותו בנייד או במחשב. עכשיו, רק ממלאים את הטופס על המכשיר וחותמים עם העכבר או האצבע, בעוד המערכת כופה שדות חובה ואישורים נדרשים, ומאפשרת להוסיף אישורים ומסמכים רלוונטיים (גם בצילום מהנייד).

לאחר החתימה, המסמך המלא חוזר אל השולח ויכול להיכנס ישירות לתיק עובד, לקוח, פרויקט וכן הלאה שנפתח מבעוד מועד. אז כפי שניתן לראות, בתהליך הזה לא מעורב בכלל נייר, ויותר מכך – הוא מתבצע הרבה יותר מהר, מכל מקום ובכל זמן. וזוהי רק התחלת היתרונות של חתימה דיגיטלית על מסמכים.

מה עוד נותנת לכם חתימה דיגיטלית

קודם כל, אם אינכם משוכנעים עדיין שהגיע הזמן שלכם להעביר מסמכים להתנהלות דיגיטלית, אולי כדאי שתתנסו בכך בעצמכם. במערכת איזידוק מציעים חתימה דיגיטלית חינם ללקוחות פרטיים ובעלי עסקים עד למגבלה מסוימת, כדי שכל אחד יוכל לגלות לפחות חלק מהיתרונות, ולראות עד כמה השימוש פשוט, מהיר ואינטואיטיבי.