העתיד כאן – חתימה דיגיטלית על מסמכים

כבר שמעתם על המושג חתימה דיגיטלית? כי אם לא ברור לכם במה בדיוק מדובר, ממש הגיע הזמן. במאמר הבא נסביר מהי חתימה דיגיטלית על מסמכים, שעד לפני כמה שנים קשה היה לדמיין אותה, אבל כפי שנהוג לומר – העתיד כבר כאן.

התפתחות הצורך בחתימה דיגיטלית

בואו נחזור קצת יותר משני עשורים לאחור. באותם ימים שנראים עכשיו כל כך רחוקים, כמעט כל ההתנהלות הפנים וחוץ ארגונית התנהלה על גבי ניירות. בין אם רצינו לחתום על הסכם התקשרות מול לקוח, על חוזה אספקה מול ספק, להוציא הזמנת רכש, לאשר הוצאה, לקלוט עובד ולנהל את התיק שלו – כל אלו ועוד היו מחייבים ניירת פיזית. ואם רצינו להעביר מסמך למרחוק השתמשנו במכשיר הארכאי שנקרא פקס.

השינוי הגדול הגיע כמובן עם רשת האינטרנט והתוכנות הפנימיות לניהול עסקים. לפתע, כבר לא היה צריך להעלות כל תכתובת על גבי נייר. אפשר היה פשוט לכתוב את הדברים במייל, להוציא מזכרים במערכת הפנימית, ולאחר מכן גם לצרף קבצים בוורד, פי.די.אף וכדומה. כך הלכה ועברה ההתנהלות העסקית אל עולם הדיגיטל. יחד עם זאת, היא גם יצרה אתגר חדש.

האתגר החדש היה טמון בכך שמסמכים העוברים בדיגיטל וברשת עסקו בנושאים רגישים, למשל חוזה העסקה של עובד, טופס 101, הסכמים עם ספקים וכדומה. אמנם, על המסמכים האלו היו לפעמים הלוגו של החברה וכמובן שמות הצדדים המעורבים, אבל איך יודעים שאף אחד לא התעסק עם התוכן באמצע, או שינה אותו לאחר מכן. איך יודעים שמי שחתום על הטופס הוא באמת האדם ובעל התפקיד שהוא מתיימר להיות?

החתימה הדיגיטלית נכנסת לתמונה

על מנת לפתור את הבעיה הזו באו לעולם חוקים ותקנות, כמו חוק חתימה אלקטרונית משנת 2001 וצווים של מס הכנסה, כמו גם תקנים שונים של אבטחה. בד בבד, התפתחה הטכנולוגיה של חתימה דיגיטלית על מסמכים, והתוצאה היא מה שאנו רואים כיום.

קודם כל, אנו רואים מערכות פשוטות מאוד לשימוש שיודעות להמיר כל טופס ממוחשב לכדי טופס דיגיטלי. כלומר, טופס שאפשר למלא אותו ולחתום עליו בלי שום צורך להדפיס, לסרוק, לתייק וכדומה. אפשר לשלוח אותו בקישור לנייד או למייל, המילוי נעשה אונליין וגם החתימה נעשית עם העכבר או עם האצבע על מסך מגע של מכשיר נייד. כמו כן, המערכות יודעות להנחות את הממלאים והחותמים צעד אחר צעד למילוי נכון ושלם דרך השדות, וגם להוספת אישורים נלווים – כולל בצילום מהנייד.

דבר שני, אנו רואים מערכות מאובטחות היטב. הן הרבה יותר בטוחות מאשר מסמכים פיזיים שעלולים ללכת לאיבוד, להיהרס, להגיע לידיים לא נכונות ומועדים לתיוק שגוי. המערכות גם מוסיפות באופן אוטומטי לכל טופס שנשלח מעין קובץ מתמטי מוצפן, שנועד לוודא את זהות הצדדים החותמים על המסמך, ואת העובדה שאף גורם שלישי לא ישנה את התוכן בטופס לאחר שכבר נחתם.