החתמת מסמכים לרואי חשבון

פעילותם השוטפת של משרדי רואי חשבון כרוכה, כידוע, במשלוח של טפסים מסוגים שונים לצורך החתמה של הלקוחות, ביניהם דוחות שנתיים, הסכם שכר טרחה, ייפויי כוח לביצוע פעולות וייצוג מול רשות המיסים, ועוד שלל טפסים הנדרשים לצרכים שונים. חשוב לדעת שבהתאם לתקנות רשות המיסים ורשויות אחרות בישראל, ניתן בהחלט לבצע חתימה דיגיטלית על מסמכים אלו, כל עוד הם עומדים במספר תנאים בסיסיים של חתימה מאובטחת. זה בדיוק מה שמספקת מערכת איזידוק.

מדוע כדאי להחתים לקוחות על מסמכים אונליין

על מנת להבהיר את היתרונות של חתימה דיגיטלית למסמכים, ניקח לדוגמא טופס בסיסי של ייפוי כוח עבור רשות המיסים – מס הכנסה ומע"מ. בין אם מדובר בפעולות המבוצעות על מנת לקבל החזר מס, לביצוע בירורים מול הרשויות, לייצוג בפגישות ולהגשה של מסמכים – ייפוי הכוח מהווה טופס בסיסי. כל עוד עובדים עם טפסי ניירת מה שצריך לעשות הוא לשלוח את המסמך אל הלקוח במייל או בפקס, ולאחר מכן הלקוח צריך להדפיסו, למלא את כל הפרטים הרלוונטיים, לחתום ידנית, ולאחר מכן שוב לסרוק את הטופס המלא והחתום, לשמור על מחשב ולשלוח בחזרה אל המשרד. כעת, במשרד יש להכניס את הקובץ שנשלח אל תיקייה פיזית או ממוחשבת (בין אם נשלח בפקס או במחשב), ובמידת הצורך גם לבצע את כל התהליך לחתימה ידנית של רואה החשבון.

אין ספק שמדובר בטרדה מייגעת לשני הצדדים, ויש בה גם הרבה מקום לעיכובים כאשר המשרד תלוי בפניות הלקוח לבצע את התהליך, שלא לדבר על טעויות במשלוח, טעויות במילוי הטופס וכדומה. לעומת זאת, עם חתימה דיגיטלית על מסמכים כל התהליך הופך לפשוט, מהיר ובטוח הרבה יותר. כל מה שצריך לעשות הוא רק להעלות את ייפוי הכוח אל המערכת שלנו בוורד או פי.די.אפ והיא כבר ממירה אותו תוך כמה שניות לטופס דיגיטלי שאפשר לחתום עליו אונליין. כעת הטופס נשלח במייל או ב- SMS אל הלקוח, שחותם עליו עם העכבר או עם האצבע (בנייד), וזהו – הטופס כבר נכנס אוטומטית לתיק שלו ואפשר להתקדם.

וזו רק דוגמא למסמך אחד. לפי תקנות רשות המיסים על הדו"ח השנתי ניתן להחתים לקוחות במייל או באמצעות תוכנה כמו איזידוק, והדבר מתכתב עם ההתקדמות בנושא של חתימות אלקטרוניות מאובטחות בחשבוניות, קבלות וכן הלאה – המקובלות על רשות המיסים. אם לא די בכך, המערכת שלנו גם יודעת להוסיף את השדות הרלוונטיים לסוגי המסמכים, להנחות את הלקוח שלב אחר שלב במילוי, לשלוח מסמכים לסבבי חתימות במקביל או באופן טורי, לתת תזכורת על משלוח מסמכים ללקוח זה או אחר, ואף לשלוח אוטומטית מסמכים לחתימה לפי מועדים קבועים מראש.

אין ספק שמדובר בהתנהלות החוסכת למשרד הרבה טרחה ועבודה מונוטונית, חוסכת זמן עבודה יקר ערך, מגבירה את שביעות הרצון של הלקוחות, משפרת את הגמישות מבחינת זמן ומקום, וגם חוסכת לא מעט כסף על ניירת וציוד משרדי. ואם זה לא מספיק – אתם גם תורמים על הדרך לאיכות הסביבה ושומרים על תדמית של משרד מקצועי ורציני המתקדם עם הזמן.