ניהול תיקי עובדים נמנה על משימות הבסיס של מחלקות משאבי האנוש בחברות וארגונים, וכמו היבטים רבים נוספים בעסקים גם התחום הזה עובר דיגיטציה משמעותית. כפועל יוצא מכך, כיום ניהול תיק עובד כבר אינו חייב להסתמך על טפסי ניירת פיזית אלא על טפסים ומסמכים מקוונים שעליהם חותמים העובדים מרחוק, כאשר הטפסים נשמרים ומנוהלים על ידי מערכת כמו EasyDoc.
מה בעצם נותנת המערכת לניהול תיק עובד?
מערכת EasyDoc מאפשרת לבצע ניהול תיק עובד הנקלט בארגון, ומייתרת לגמרי את הצורך להסתמך על טפסים פיזיים והחתמות ידניות. לדוגמא, ניתן להזין לתוכה כל מסמך הנדרש לחתימת העובד בפורמט של וורד או PDF, והיא הופכת אותו לטופס מקוון בתוך שניות ספורות. כעת, כל שנותר לעשות הוא לשלוח את הטופס אל העובד במייל או ב- SMS, והוא יוכל למלא את השדות הרלוונטיים ולחתום על הטופס. את המילוי ניתן לעשות מכל מכשיר נייד וכמובן גם ממחשב אישי, כאשר החתימה מבוצעת בנייד עם האצבע על מסך המגע, ובמחשב עם העכבר.
מערכת לניהול עובדים באמצעות טפסים מקוונים לחתימה דיגיטלית
למעשה, המערכת מאפשרת לבצע תהליך קליטת עובד ללא מגע עם שליחת רצף מסמכים לחתימה בזמן קליטה. זאת באמצעות לינק שמועבר לעובד שמבצע באופן עצמאי את רישום על פי ההגדרות שלכם. בין היתר, העובד לקבל למילוי וחתימה טופס 101, חוזה עבודה, החתמה על ציוד, שיוך לקופות גמל וכן הלאה. אין ספק כי הדבר מייעל באופן משמעותי את תהליך הקליטה, ומייתר את השימוש בניירת, מדפסות, פקסים וסורקים על כל המשתמע מכך מבחינת חיסכון בכסף וחיסכון בזמנם של עובדים מחלקת משאבי האנוש.
ניהול טפסים דיגיטליים (טפסים חכמים)
ניהול תיק עובד באופן שוטף עם EasyDoc תורם גם להגדלת הסדר והארגון. ראשית, העבודה עם טפסים מקוונים מקטינה באופן דרסטי את כמות הטפסים ההולכים לאיבוד, נקרעים או מתויקים במקום שגוי, ולכן גם השליפה הרבה יותר מהירה ונוחה. יתר על כן, המערכת המחוברת לתוכנות שכר גם יודעת לשלוח באופן אוטומטי מסמכים לחתימה חוזרת בכל שנה בהתאם לצורך – למשל טופס 101 בהתאם לתחילת ההעסקה של כל עובד. מחלקת משאבי האנוש מקבלת את הטפסים כשהם חתומים ומלאים, לרבות אישורים נלווים כגון צילומי תעודות זהות, ויש בידיה תמונת מצב אמינה ונכונה בזמן אמת אודות מכלול תהליך הקליטה של עובדים בארגון.
חתימה דיגיטלית על מסמכים ושמירתם באופן מאובטח
כמובן, המסמכים כולם נשמרים בענן ברמה גבוהה ביותר של אבטחת מידע, דבר המונע מקרים בעייתיים של זליגת מידע אישי החוצה. יתר על כן, ניהול תיק עובד בענן חוסך לעסק שטחי אחסון הנדרשים עבור התיקיות הפיזיות, ומאפשר סנכרון יעיל מאוד בין כל הנוגעים בדבר – אנשי הנהלת חשבונות, אנשי משאבי האנוש, חשב השכר בארגון וכן הלאה – עם מינימום אי הבנות וטעויות נגררות בניהול תיקי העובדים. ולבסוף, גם מבחינת העובדים הנקלטים, עבודה מול טפסים מקוונים כבר למן השלב הראשון חוסכת טרדה וטרחה, ומשפרת את הרושם הראשוני שלהם ממקום העבודה ואת שביעות הרצון.
המעוניינים בפרטים נוספים על ניהול תיק עובד עם מערכת EasyDoc מוזמנים לפנות אלינו. נשמח להשיב על כל שאלה בנושא, לתאם הדגמה ולסייע בביצועה, וכמובן לספק הכוונה מקצועית בנושא בהתאם לצרכי החברה או הארגון שלכם…
