קליטה של עובדים חדשים היא חלק בלתי נפרד מההליכים המתקיימים בארגונים, וכמובן מרכיב משמעותי מפעילותה של מחלקת משאבי האנוש. ככל שהארגון גדול ומסועף יותר, וככל שתחלופת העובדים בו גדולה, כך משקיעים יותר זמן, בירוקרטיה והתעסקות על תהליכי קליטת העובדים, ובמקביל גם גדלה הכמות של טעויות האנוש, החיכוכים סביב אישורים ופרטים חסרים, וכדומה.
לכן, ישנה חשיבות גדולה לשאלה, כיצד מייעלים את תהליכי הקליטה והופכים אותם למהירים, אפקטיביים ואף אוטומטיים היכן שניתן. בשורות הבאות נביא כמה תשובות ונציג פתרונות מתקדמים לשאלה זו.
היכן שאפשר – לעבור לאוטומטי
יש מרכיבים של קליטת עובד חדש שלא ניתן להפוך לאוטומטיים, בדגש על כל הקשור לשיחות הפתיחה וההיכרות, החפיפה, האווירה התומכת ויחסי האנוש. עם זאת, כאשר מסתכלים על התהליך בכללותו ניתן לראות כי הוא כולל שורה ארוכה של היבטים טכניים, שאותם בהחלט ניתן להפוך ליותר מהירים ואף לאוטומטיים. מדובר בתהליכים שבאופן מסורתי גוזלים הרבה זמן, כרוכים בטרחה מצד העובד ומצד המעסיק, ומובילים לא פעם לאי הבנות ולחיכוכים הפוגמים בקליטה חלקה, נוחה ונעימה.
אז בתור התחלה, מה שכדאי לשלב במחלקת משאבי האנוש (וגם במחלקות נוספות בארגון), הוא מערכת חתימה דיגיטלית. מדובר במערכת המאפשרת להמיר את כל הטפסים הקשורים לקליטת העובדים לטפסים דיגיטליים, למשל טופס החתמה על ציוד, טופס הקליטה, חוזה העסקה, טופס שיוכים לקופת גמל, וכדומה. כמובן שניתן להמיר גם את טופס 101 לדיגיטלי, רק שבמערכות כמו איזידוק הטופס הזה כבר נמצא במערכת בילט-אין, כך שאין צורך להמירו.
בכל מקרה, ההמרה מבוצעת על ידי המערכת בתוך שניות בודדות, ולאחר שהיא מבוצעת מתקבל טופס זהה לחלוטין למקור. ההבדל הוא שכעת אפשר לשלוח אותו בלחיצת כפתור לעובד אחד או לכל כמות של עובדים (גם למאות בבת אחת), דרך קישור במייל או כמסרון לנייד. אחרי שהעובד נכנס לקישור רק נשאר לו למלא אונליין את השדות, ולחתום עם האצבע על מסך המגע בנייד או עם העכבר במחשב.
מה היתרון של אוטומציה בקליטת עובד חדש
קודם כל, היתרון של מערכת חתימה דיגיטלית לקליטת עובדים, הוא שמי שנקלט לא צריך לטרוח ולהגיע למשרד רק כדי לקחת את הטפסים. הוא גם לא צריך להוריד טופס שנשלח לו במייל, להדפיס, למלא, לסרוק את הטופס ואישורים נלווים, שוב לשלוח וכן הלאה. הכל מבוצע אונליין על מכשיר המחובר לרשת, ואפשר לעשות זאת בכל זמן ומכל מקום לפי הנוחות והזמן הפנוי. כך התהליך הופך להרבה יותר פשוט וגם מהיר יותר.
יתר על כן, המערכת הופכת לאנשי משאבי האנוש את החיים לקלים בהרבה. ראשית, מפני שהיא אינה מאפשרת לשלוח טפסים שלא מולאו כראוי. המערכת מלווה את העובד לכל אורך המילוי, פותחת וסוגרת שדות, כופה שדות חובה ואישורים, מאפשרת להוסיף אישורים גם בצילום מהנייד, וכדומה. בדרך זו נחסכות המון טעויות אנוש או השמטת פרטים, ואנשי מחלקת משאבי האנוש אינם צריכים לרדוף אחרי עובדים, על כל בזבוז הזמן ואי הנעימות הכרוכים בדבר.
אם לא די בכך, המערכת גם עובדת בסנכרון עם תוכנות שכר של הארגון, ולמעשה משמשת בסיס לניהול העובדים לכל משך תקופת העסקתם. היא חוסכת הרבה מאוד זמן, חוסכת בהוצאות משרדיות על ניירת וציוד משרדי, משחררת את עובדי משאבי האנוש לפעילויות אחרות ופחות טכניות, משפרת את ביטחון המידע, ובאופן כללי מעלה את שביעות הרצון של כל המעורבים בתהליך.
