כיצד להפיק את המרב מהאפשרות של טפסים מקוונים

שלח מסמכים בצורה מאובטחת ומהירה

הנגש לעובדים טופס 101 ישירות לנייד

נהל את כל מסמכי העובד במקום אחד

קלוט את נתוני העובדים באוטומציה מלאה

כיום ישנן מערכות רבות המאפשרות להפיק טפסים דיגיטליים לצרכים שונים. אין ספק שמערכות אלו תורמות להגברת היעילות בהתנהלות ארגונים על מחלוקותיהם השונות. יחד עם זאת, צריך גם לבצע בחירה נכונה במערכת לדעת להתנהל בצורה מיטבית על מנת להפיק ממנה את המרב.

 

קודם כל – לבחור את המערכת המתאימה

הדבר הראשון שצריך להבין הוא את הצרכים שלכם ומכאן איזו מערכת יכולה להתאים. לדוגמא, יש הבדל בין ארגון שצריך מערכת לניהול משאבי אנוש, מפעל שצריך מערכת לניהול רצפת ייצור, חברה שנדרשת למערכת עם מודול רכש ומלאי וכדומה. לאחר מכן יש להבין מי עומד מאחורי מערכת חתימה דיגיטלית ובעיקר להבין מה נותנת לכם תוכנת חתימה דיגיטלית שהיא מציעה.

לדוגמא, האם טופס דיגיטלי של התוכנה עומד בכל הדרישות של הרשויות בישראל ומאושר על ידי מס הכנסה, האם ניתן לבצע התאמות אישיות לטפסים, מה המהירות של המרת טפסים לכדי טפסים דיגיטליים, האם ניתן להמיר כל סוג של קובץ או רק סוג קבצים מסוים, האם יש לחברה לקוחות מתחום העיסוק שלכם ובכלל לקוחות שיכולים להמליץ על המערכת שלה, וכן הלאה.

 

להפיק את המרב מהמערכת

אמנם מערכת חתימה דיגיטלית כמו איזידוק הינה פשוטה מאוד ואינטואיטיבית, ולמעשה היא נבנתה על מנת שיהיה לכם הכי נוח שאפשר. יחד עם זאת, מערכות כאלו גם מציעות מגוון פיצ'רים ולכן כדאי לקבל הדרכה לפחות לאדם אחד בארגון שיוכל להעביר את המידע לאחרים. כמו כן, שימו לב שאתם דואגים לממשק בין מערכת חתימה דיגיטלית למסמכים ובין מערכות השכר הקיימת כרגע בארגון, ושאתם דואגים לסנכרון מלא בין כל הגורמים הנוגעים בדבר במחלקת הנהלת החשבונות ומשאבי האנוש.

באופן כללי כדאי לעבוד בצורה כמה שיותר מסודרת עם המערכת ולהבין את הפונקציות השונות שלה. למשל, השתדלו לארגן את תיקי העובדים הדיגיטליים באופן שאתם כבר רגילים, להוסיף התראות שיזכירו לכם לגבי מועדים למשלוח טפסים, להשתמש באפשרות של משלוח אוטומטי של טפסים במועדים מסוימים, להיעזר באפשרות של ניהול סבבי חתימות, להוסיף שדות חדשים לטפסים לפי צורך וכדומה.

 

פנו אלינו

את הפרטים הבסיסיים לגבי מערכת איזידוק תוכלו לקבל מהאתר שלנו. יחד עם זאת, על מנת שתבצעו בחירה נכונה שבאמת מתאימה לצרכיכם אנו מזמינים אתכם לדבר עם הצוות המקצועי שלנו, שכבר לווה ומלווה לקוחות רבים. לאחר מכן הצוות גם יוכל לסייע לכם בשאלות התלבטויות, בהטמעה הפשוטה של מערכת איזידוק אל תוך ניהול משאבי האנוש שלכם, או לכל מטרה אחרת שלשמה אתם משתמשים בטפסים מקוונים.

 

דילוג לתוכן