מערכת לניהול משאבי אנוש

ניהול תיקי עובדים נמנה על משימות הבסיס של מחלקות משאבי האנוש בחברות וארגונים, וכמו היבטים רבים נוספים בעסקים גם התחום הזה עובר דיגיטציה משמעותית. כפועל יוצא מכך, כיום ניהול תיק עובד כבר אינו חייב להסתמך על טפסי ניירת פיזית אלא על טפסים ומסמכים מקוונים שעליהם חותמים העובדים מרחוק, כאשר הטפסים נשמרים ומנוהלים על ידי מערכת כמו EasyDoc.

מה בעצם נותנת המערכת?

מערכת EasyDoc מאפשרת לבצע ניהול תיק עובד הנקלט בארגון, ומייתרת לגמרי את הצורך להסתמך על טפסים פיזיים והחתמות ידניות. לדוגמא, ניתן להזין לתוכה כל מסמך הנדרש לחתימת העובד בפורמט של וורד או PDF, והיא הופכת אותו לטופס מקוון בתוך שניות ספורות. כעת, כל שנותר לעשות הוא לשלוח את הטופס אל העובד במייל או ב- SMS, והוא יוכל למלא את השדות הרלוונטיים ולחתום על הטופס. את המילוי ניתן לעשות מכל מכשיר נייד וכמובן גם ממחשב אישי, כאשר החתימה מבוצעת בנייד עם האצבע על מסך המגע, ובמחשב עם העכבר.

למעשה, המערכת מאפשרת לבצע תהליך קליטת עובד ללא מגע עם שליחת רצף מסמכים לחתימה בזמן קליטה. זאת באמצעות לינק שמועבר לעובד שמבצע באופן עצמאי את רישום על פי ההגדרות שלכם. בין היתר, העובד לקבל למילוי וחתימה טופס 101, חוזה עבודה, החתמה על ציוד, שיוך לקופות גמל וכן הלאה. אין ספק כי הדבר מייעל באופן משמעותי את תהליך הקליטה, ומייתר את השימוש בניירת, מדפסות, פקסים וסורקים על כל המשתמע מכך מבחינת חיסכון בכסף וחיסכון בזמנם של עובדים מחלקת משאבי האנוש.

ניהול טפסים דיגיטליים

ניהול תיק עובד עם EasyDoc תורם גם להגדלת הסדר והארגון. ראשית, העבודה עם טפסים מקוונים מקטינה באופן דרסטי את כמות הטפסים ההולכים לאיבוד, נקרעים או מתויקים במקום שגוי, ולכן גם השליפה הרבה יותר מהירה ונוחה. יתר על כן, המערכת המחוברת לתוכנות שכר גם יודעת לשלוח באופן אוטומטי מסמכים לחתימה חוזרת בכל שנה בהתאם לצורך – למשל טופס 101 בהתאם לתחילת ההעסקה של כל עובד. מחלקת משאבי האנוש מקבלת את הטפסים כשהם חתומים ומלאים, לרבות אישורים נלווים כגון צילומי תעודות זהות, ויש בידיה תמונת מצב אמינה ונכונה בזמן אמת אודות מכלול תהליך הקליטה של עובדים בארגון.

כמובן, המסמכים כולם נשמרים בענן ברמה גבוהה ביותר של אבטחת מידע, דבר המונע מקרים בעייתיים של זליגת מידע אישי החוצה. יתר על כן, ניהול תיק עובד בענן חוסך לעסק שטחי אחסון הנדרשים עבור התיקיות הפיזיות, ומאפשר סנכרון יעיל מאוד בין כל הנוגעים בדבר – אנשי הנהלת חשבונות, אנשי משאבי האנוש, חשב השכר בארגון וכן הלאה – עם מינימום אי הבנות וטעויות נגררות בניהול תיקי העובדים. ולבסוף, גם מבחינת העובדים הנקלטים, עבודה מול טפסים מקוונים כבר למן השלב הראשון חוסכת טרדה וטרחה, ומשפרת את הרושם הראשוני שלהם ממקום העבודה ואת שביעות הרצון.

המעוניינים בפרטים נוספים על ניהול תיק עובד עם מערכת EasyDoc מוזמנים לפנות אלינו. נשמח להשיב על כל שאלה בנושא, לתאם הדגמה ולסייע בביצועה, ולספק הכוונה מקצועית בנושא בהתאם לצרכי החברה או הארגון שלכם.

מערכות ניהול מהוות כיום חלק בלתי נפרד מהתנהלותם של עסקים, חברות וארגונים, החל בניהול חשבונות ועד לניהול המלאי והרכש. מערכות אלו חוללו מהפכה של ממש בארגונים בזכות הטבה משמעותית של הסדר והארגון, יעילות העבודה ומהירותה, על כל המשתמע מכך מבחינת ניצול שעות העבודה, הפחתת טעויות, סינרגיה בין מחלקות והגדלת הרווחיות. אחד התחומים בהם מערכות כאלו ממש מתבקשות הוא כל הקשור למשאבי האנוש בארגון, ודוגמא טובה לכך מהווה EasyDoc.

 

מה זה מערכת לניהול משאבי אנוש

 

מערכת לניהול משאבי אנוש הינה מערכת לטפסים מקוונים שיושבת לעיתים על שרתי הארגון ובמרבית המקרים בענן. מערכת כזו עשויה לספק פונקציות שונות בהתאם למאפייניה הספציפיים ובהתאם לארגון המשמש בה. לדוגמא, בתחום משאבי האנוש ישנן מערכות לניהול תיקי עובדים המאפשרות גישה וניהול של תיק העובד בארגון לכל גורם בעל הרשאה באופן זמין ונגיש. זאת אומרת שניתן לגשת אל הנתונים הן ממחשבים שולחניים והן ממכשירים ניידים בכל זמן ומכל מקום (אם יש הרשאה, כאמור). ניתן לצפות למשל בפרטי העובד ולבדוק את נתוני ההעסקה כמו הערכת עובדים, הדרכות, הכשרות, פעילויות רווחה, מעקב אחר ניצול זכויות עובד ויתרות, נתוני נוכחות והיעדרויות, טפסי 101 ו- 106, תלושי שכר ועוד. וכמובן שניתן גם לעדכן את הפרטים ללא צורך להדפיס אפילו מסמך פיזי אחד.

 

מערכת משאבי אנוש – מערכת לניהול ההון האנושי בכל ארגון

לפיכך, מערכת לניהול משאבי אנוש מספקת מידע חיוני לקבלת החלטות הנוגעות לעובדים כולל ניהול רווחה, למשל לגבי חיסורים או עבודה מהבית, ימי חופשה ומחלה וכדומה. במילים פשוטות, היא מעבירה את ההתנהלות מהידני אל הדיגיטלי ומספקת יתרונות חשובים כגון חיסכון בכוח אדם ובשעות עבודה, חיסכון בהוצאות על ניירת וציוד משרדי, שליטה מלא במידע ואבטחה גבוהה מאוד שלו, הקטנה משמעותית של טעויות אנוש, הגברת שביעות הרצון של העובדים, ואף תרומה לאיכות הסביבה.

 

דוגמא למערכת מצוינת בתחום משאבי האנוש

כאמור, בתחום משאבי האנוש יש כמה וכמה מערכות המוצעות לארגונים וחברות, וכל אחת מהן עשויה לספק מענה לצרכים שונים. אנו ממליצים כמובן על מערכת EasyDoc שהופכת את תהליך הקליטה וניהול העובדים לפשוט מאי פעם. באמצעות המערכת אנו יוצרים לכם תהליך קליטה אוטומטי, ממש כפי שהיה עד כה בחברה, שאותו יעבור מהיום והלאה כל עובד חדש (ללא כל מגבלה על כמות העובדים הנקלטים בו זמנית, או לאורך זמן).

 

כל טופס שרק תרצו – הופך לטופס מקוון שניתן לשלוח ולקבל חתימה דיגיטלית עליו

כל טופס שתרצו להעלות בוורד או ב- PDF יהפוך בתוך שניות ספורות לטופס מקוון. הוא יתווסף מייד אל רצף הטפסים הנדרשים לקליטה שיישלחו לצורך מילוי וחתימה דיגיטליים מצד העובד במחשב או בנייד. למעשה, העובד מבצע רישום עצמאי בדיוק לפי ההגדרות שלכם, לרבות טופס 101, חוזה עבודה וכדומה – עם אפשרות לצרף בקלות את כל האישורים הנלווים. בסיום המילוי המסמכים נטמעים ישירות בארכיון של מחלקת משאבי האנוש, עם סנכרון מול מערכת ניהול השכר, כך שיש לכם בכל עת תמונת מצב עדכני על מצב גיוס עובדים בחברה. יתרה מכך, המערכת תורמת רבות לניהול העובדים לאורך זמן, למשל עם משלוח אוטומטי של מסמכים לחתימה חוזרת מדי שנה ועל פי הצורך, ניהול ציוד, ניהול עובדים, ועוד.

 

לפרטים נוספים על מערכת EasyDoc הנכם מוזמנים לפנות אלינו. נשמח להשיב על כל שאלה, לתאם הדגמה ולספק הכוונה מקצועית בנושא.