מה זה טופס 101 מקוון

עם מערכת איזידוק תוכל להעביר קשת רחבה של מסמכים וטפסים לפורמט דיגיטלי, ובכך לעבור למעשה לעבודה מקוונת ולהצטרף למגמת העסקים "ללא נייר". המערכת שלנו יודעת לטפל למעשה בכל הליכי קליטת העובדים החדשים בארגון, החל בעובד בודד ועד לגיוסים המוניים, ולאחר מכן היא גם יודעת לתת מענה לניהול תיקי העובדים בכל תקופת עבודתם בארגון. על מנת להבהיר את היתרונות של העבודה עם המערכת, ניתן דוגמא אחת קטנה אך נפוצה של טופס 101 מקוון.

טופס 101 מאז ומתמיד…

כאמור, אנו מביאים את טופס 101 בתור דוגמא אחת מיני רבות לטפסים מקוונים שניתן לעבוד איתם במערכת איזידוק. על מנת להבין את היתרונות בואו נבחן את מה שעשיתם עם טופס 101 עד כה, אותו הטופס שכל עובד נדרש למלא עד שבוע לאחר שהחל לעבוד בעסק, או שבוע אחרי המשכורת הראשונה. העבודה הידנית והמסורתית הצריכה את העובד להגיע אל הנהלת החשבונות של העסק או למחלקת משאבי האנוש, לקחת את הטופס, למצוא מקום במתחם או לקחת את הטופס לביתו כדי למלא את הפרטים, ולאחר מכן לחתום ולהשיב את הטופס המלא בתיק החדש שנפתח. נכון, אפשר היה גם לייעל את העניינים על ידי שליחת הטופס בפקס או במייל לעובד, והוא "רק" היה צריך להדפיס אותו, למלא את הסעיפים ולחתום, ואז לסרוק את הטופס המלא, לצלם מסמכים רלוונטיים כמו פרטי בנק ותעודת זהות, ואת הכל לשלוח אליכם בחזרה כדי שתדפיסו ותכניסו לתיק העובד.

ומה טופס 101 מקוון?

טופס 101 כשמו כן הוא – בדיוק אותו הטופס כמו הידני רק שהוא נמצא על מחשבי העסק ואפשר לשלוח אותו בדואר אלקטרוני למייל של העובד או ב- SMS  לנייד שלו. במילים אחרות – "אפס נייר" בלי צורך להדפיס טופס, למלא, לחתום עליו, להעביר אותו בין ידיים, לאפסן וכן הלאה. כל התהליך מתבצע על המחשב או הנייד של העובד – לרבות החתימה. אז מה ההתנהלות הזו נותנת? קודם כל תהליך הרבה יותר פשוט, מהיר, נוח ויעיל. העובד יכול למלא את הטופס מתי ואיפה שנוח לו ורק צריך לפתוח את הטופס, למלא את השדות בעוד המערכת מוליכה אותו בהדרגה ומקטינה למינימום את הסיכוי לטעות. לבסוף, הטופס עובר אוטומטית ישר לתיק העובד הדיגיטלי שנמצא בענן, וזהו – מהצד שלו אין יותר מה לעשות. כעת מחלקת משאבי האנוש יכולה לבצע כל פעולה רלוונטית הקשורה לטופס 101, בין אם מול חשב השכר, רשות המיסים, רואה החשבון וכדומה.

לא על טופס 101 לבדו

כאמור, המערכת שלנו הינה ייעודית לניהול תיקי עובדים ולכן מקיפה מגוון רחב של מסמכים שהופכים בקלות לטפסים מקוונים. מדובר במערכת נגישה בכל זמן ומכל מקום לכל אדם בעל הרשאה ממחשב נייח או נייד או סמארטפון, כאשר הנותנים שמורים בענן עם אבטחת מידע ברמה גבוהה מאוד וגישה ממודרת. כל בעל הרשאה ממחלקת משאבי האנוש או אחרת יכול בעת הצורך לצפות בנתונים או לעדכן אותם, למשל בטופס שיוכים לקופות גמל, בהחתמה על ציוד, בחוזה העבודה וכדומה. כמו כן, המערכת מתריעה ושולחת טפסים כאשר המועד הרלוונטי לחתימה מתקרב (למשל בתום שנת עבודה), ובכל הופכת את ניהול תיקי העובדים להרבה יותר חסכוני בזמן ובטעויות אנוש, קל וידידותי, וזאת עוד לפני שדיברנו על חיסכון בהוצאות על ניירת, חיסכון במקום אפסון, חיסכון בציוד משרדי וכיוצא בזאת.