למה חשוב שיהיה לכם תיק עובד דיגיטלי

אם אתם קוראים את השורות האלו סימן שעדיין לא העברתם אל ניהול תיקי העובדים, בחלקם או במלואם, מהתיקיות הפיזיות אל הענן. במקום לגמור עניין בכמה קליקים על המחשב או בסמארטפון, אתם עדיין צריכים לגשת לארון ולהוציא את התיקים, לאתר את המסמכים, לשנות פרטים, להוסיף, לחתום, לאפסן וכן הלאה. יכול להיות שקצת נמאס לכם מכל הטרחה והבלגן, ואולי פשוט הבנתם שהגיע הזמן להצטרף למאה העשרים ואחת. אז אם אתם כבר על הכיוון המאמר הבא יארגן לכם את הנושא ויסביר מדוע כה חשוב לעבור אל תיק עובד דיגיטלי.

בראש ובראשונה, היתרון של תיק עובד דיגיטלי טמון בערוץ תקשורת מתועד בין העובד ובין מחלקת משאבי האנוש והעסק. בתיק הזה מצויים כלל הטפסים, תלושי השכר, נתוני נוכחות, בקשות ואישורים, הודעות שניתנו לעובד וכן הלאה. מבחינת בעלי ומנהלי החברה התיעוד מעניק שקט משפטי לגבי מצבים נפוצים וטענות של עובדים, החל בהרעת תנאים ועד לאי שימוע בזמן לפני פיטורין. אלו מצבים החושפים את העסק לתביעות בבתי דין לעבודה, כאשר הימצאות תיעוד ברור ומאורגן מקטין את הסיכון לתביעות שווא, ובוודאי את הסיכון לאישור תביעות ולנזקים כספיים עקב היעדר סימוכין לטענות הצודקות של החברה.

עוד יתרונות של תיק עובד דיגיטלי

מערכות כמו EasyDoc יודעות לתת מענה לכל נושא הטפסים וההחתמות החל מקליטת העובד ולאורך שנות עבודתו בעסק. היא יודעת לטפל למשל בטפסי 101, 106, שיוכים לקופות גמל, חוזי עבודה וכן הלאה, החל מההחתמה הראשונית ועד לעדכוני פרטים והחתמות חוזרות. כמובן שהטפסים עצמם אינם נשמרים בארוניות ובתיקיות פיזיות אלא בענן, בשרתים מאובטחים בחווה אי שם או בשרת ייעודי של הארגון. בואו נראה מה זה נותן: